Administrasi pada intinya melingkupi seluruh kegiatan dari pengaturan
hingga pengurusan sekelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan
untuk mencapai suatu tujuan bersama. Administrasi dapat berjalan dengan
sua atau banyak orang terlibat di dalamnya
Sebagian besar literatur menggunakan istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran untuk menyebut administrasi.
Berikut ini pengertian dan definisi administrasi menurut beberapa ahli:
# ULBERT
Administrasi secara sempit didefinisikan sebagain penyusunan dan
pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun
eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk
memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian
administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah Tata Usaha
# WH EVANS
Administrasi adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan
semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan,
komunikasi, dan ingatan organisasi
# ARTHUR GRAGER
Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi
# WILLIAM LEFFINGWELL dan EDWIN ROBINSON
Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan
pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana
pekerjaan itu harus dilakukan
# GEORGE TERRY
Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya
agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
PENGERTIAN ADMINISTRASI BISNIS :
Admisnistrasi Niaga atau yang
sekarang menjadi popular dengan sebutanAdministrasi Bisnis, adalah
bagian dari ilmu-ilmu sosial yang mempelajari proseskerja sama antara
dua orang atau lebih dalam upaya mencapai suatu tujuan,merupakan ilmu
yang berfokus pada prilaku manusia. Sebagai ilmu, administrasimempunyai
objek, subjek, dan metode. Objek dari ilmu administrasi
adalahorang-orang dengan prilakunya, subjek yang dipelajari adalah
bentuk atau bagianserta mekanisme kerja sama, sedangkan metode merupakan
cara atau pemikiranyang dikembangkan untuk mencapai tujuan dari kerja
sama tersebut.
Dalam karya besar Henri Fayol yang berjudul ADMINISTRATION INDUSTRIELLE ET
GENERALE yang membawa pengaruh besar atas ide-idemanajeman bisnis
di Eropa dan terutama pada sejumlah Negara latin Amerikamembagi fungsi
pokok “ADMINISTRATION” kedalam lima aspek pokok, antaralain:
a) Merencanakan ( to plan)
b) Mengorganisasi (to organize)
c) Memimpin (to command)
d) Melaksanakan pengkoordinasian ( to coordinate)
e) Melaksanakan pengawasan (to control)
CIRI-CIRI ADMINISTRASI adalah sebagai berikut:
a). Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih)
b). Adanya kerjasama dari kelompok tersebut
c). Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
d). Adanya tujuan kelompok
Pendapat yang mempersamakan administrasi dan manajemen
a. William H. Newman:
Bukunya berjudul “administrative action”, tapi isinya menyangkut “the techniques of organization and managemen”.
b. M.E. Dimock :
“Administration or management is a planned approach to the solving of all kinds of problems in almost eveery individual or group acitivity both public or private”.
a). Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih)
b). Adanya kerjasama dari kelompok tersebut
c). Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
d). Adanya tujuan kelompok
Pendapat yang mempersamakan administrasi dan manajemen
a. William H. Newman:
Bukunya berjudul “administrative action”, tapi isinya menyangkut “the techniques of organization and managemen”.
b. M.E. Dimock :
“Administration or management is a planned approach to the solving of all kinds of problems in almost eveery individual or group acitivity both public or private”.
PERKANTORAN MODERN
Kamus besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern
dengan “terbaru” “mutakhir”, “sikap dan cara berfikir serta bertindak
sesuai dengan tuntutan jaman”. Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan
cara berfikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah
modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Perkantoran
modern mempunyai ciri-ciri:
a. memiliki bangunan dan tata ruang yang baik,
b. menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat,
c. para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin profesional
d. memiliki sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.
e. mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang
demokratis, efektif, efesiensi, produktif, berkeadilan, dan perlakuan
manusiawi.
Geoffry mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office
Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama
dalam bidang “komonikasi dan pengelolaan data”
Kendala yang dihadapi oleh kantor-kantor pemerintah terutama sampai
saat ini masih banyak kendala yang disebabkan oleh manajemen birokrasi
di pemerintahan dalam hal biaya pengadaan barang-barang yang cenderung
menghambat kemajuan kantor pemerintah itu sendiri, terutama untuk
kantor-kantor pemerintah di tingkat pedesaan yang masih sangat terpencil
letaknya dukungan komputerisasi masih belum merata, belum lagi kendala
SDM walau diakui kantor-kantor di wilayah perkotaan sudah mengarah ke
sistem manajemen yang lebih baik, misalnya dalam pengelolaan data atau
informasi sudah didukung dengan sistem pemrosesan data (electronic data
processing) atau sering disebut dengan SIM (Sistem Informasi Manajemen),
walau patut diakui juga belum sepenuhnya direalisasi kearah itu, namun
sudah mengarah pada tahapan tersebut (Computer based system).
Keuntungan-keuntungan apabila kantor didukung dengan sistem
komputerisasi adalah kecepatan, kecermatan, keterkinian komonikasi dan
pemrosesan data. Namun dari berbagai pertimbangan, itu mungkin dapat
dilakukan secara serentak atau simultan.
Kelemahan-kelemahan menggunakan komputersisasi adalah sebagai berikut:
a. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen, atau
kesalahan yang terjadi pada salah satu sub sistem akan mengganggu sistem
secara keseluruhan.
b. Kesalahan dalam hal mengambil file induk untuk memasukkan
data untuk disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat
diperlukan, lebih-lebih data tersebut diperlukan sebagai dasar dalam
pengambilan keputusan oleh pimpinan akibatnya bila belum juga ditemukan
akan menjadikan keputusan yang diambil menjadi tidak sempurna, dan
dapat dibayangkan dampaknya mudah diperkirakan.
c. Terinfeksinya file-file penting oleh virus-virus akan sangat berpengaruh besar bagi proses pengambilan keputusan.
Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya semakin
menggelobal. Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu kantor semakin
banyak informasi yang dapat diakses, semakin besar pula peluang yang
dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya. Akan
tetapi sebaliknya, dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu
mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa
mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan informasi. Kita masih ingat
korban virus yang terjadi pada pertenegahan Juli 2001 yang mengakibatkan
korban 250.000 sistem di Amerika Serikat yang hanya dalam waktu 9 Jam.
(Harian Kompas Kamis 20 September 2001. halaman: 2)
Referensi:
1. Manajemen Perkantoran Modern (Modul Prajab Gol.III.Edesi Revisi)
2. Administrasi dan Perkantoran